Jak przetwarzamy dane osobowe w ICAROS Polska

Data ostatniej aktualizacji: 14 kwietnia 2026 r.

Informacja o wyrobach medycznych: Informacje dotyczące prezentowanych wyrobów medycznych mają charakter informacyjny i są kierowane do podmiotów profesjonalnych. Wyroby należy stosować zgodnie z instrukcją używania, etykietą oraz przeznaczeniem określonym przez producenta.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest LILAZEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Św. Filipa 23 / 3, 31-150 Kraków, Polska, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001150508, NIP 6762685442, REGON 540688202.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych można skontaktować się z nami pod adresem kontakt@icaros.com.pl.

2. Zakres danych, które możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane firmowe, takie jak nazwa placówki, firma, NIP, stanowisko lub rola zawodowa;
• treść wiadomości przesyłanych przez formularze kontaktowe;
• dane dotyczące zapytania ofertowego lub kalkulacji, np. typ placówki, liczba godzin pracy, liczba dni, przyjęte parametry ROI i informacje przekazane w formularzu;
• dane techniczne i analityczne, takie jak adres IP, identyfikatory online, dane o urządzeniu, dane o przeglądarce, przybliżona lokalizacja, źródło wejścia, parametry UTM, odsłony i zdarzenia w serwisie;
• informacje zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• obsługa zapytań i kontaktu handlowego - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, gdy odpowiadamy na wiadomości, umawiamy prezentację, przedstawiamy ofertę albo prowadzimy rozmowy dotyczące wdrożenia rozwiązań ICAROS;
• prowadzenie i rozwijanie relacji biznesowych w CRM - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na organizacji procesu sprzedaży, obsłudze leadów i dokumentowaniu historii kontaktu;
• przesyłanie materiałów edukacyjnych, informacji handlowych lub newslettera - na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli użytkownik wyrazi odrębną zgodę marketingową;
• analityka, statystyka i rozwój serwisu - na podstawie zgody lub naszego prawnie uzasadnionego interesu, zależnie od rodzaju narzędzia i zakresu danych, w celu mierzenia ruchu, jakości kampanii oraz poprawy treści i działania strony;
• marketing i remarketing - na podstawie zgody, jeśli korzystamy z narzędzi reklamowych lub pikseli marketingowych;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wykonanie obowiązków prawnych - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

4. Formularze kontaktowe i kalkulator ROI

Dane przesłane przez formularze na stronie głównej oraz na landing page kalkulatora ROI są wykorzystywane do kontaktu zwrotnego, przygotowania prezentacji, omówienia oferty oraz zapisania historii zgłoszenia w systemach sprzedażowych i komunikacyjnych.

W przypadku kalkulatora ROI możemy dodatkowo zapisać parametry wpisane lub wybrane przez użytkownika, a także wynik kalkulacji, aby lepiej przygotować rozmowę i dopasować odpowiedź do realiów danej placówki.

5. Cookies, technologie podobne i narzędzia analityczne

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz technologie podobne do zapewnienia działania strony, zapamiętywania wyborów użytkownika, prowadzenia pomiaru statystycznego, obsługi osadzonych treści oraz wsparcia działań marketingowych.

Szczegółowe informacje o rodzajach cookies, czasie przechowywania oraz sposobie zarządzania zgodami znajdują się w dokumencie Polityka cookies.

6. Odbiorcy danych i wykorzystywane narzędzia

Dane mogą być powierzane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu serwisu, komunikacji, marketingu, analizie lub obsłudze sprzedaży. Na dzień publikacji polityki mogą to być w szczególności:

• Pipedrive - system CRM do obsługi leadów, historii kontaktu, szans sprzedażowych i organizacji procesu handlowego;
• Resend - infrastruktura wysyłki wiadomości transakcyjnych, potwierdzeń e-mail oraz prowadzenia listy mailingowej (przy zgodzie marketingowej);
• Meta Pixel oraz Conversions API - narzędzia marketingowe służące do pomiaru skuteczności kampanii reklamowych, remarketingu i atrybucji konwersji w ekosystemie Meta;
• YouTube - dostawca osadzonych materiałów wideo;
• dostawcy hostingu, usług IT, wsparcia technicznego, bezpieczeństwa oraz kancelarie lub podmioty doradcze, jeśli będzie to niezbędne do realizacji celu przetwarzania.

Zakres przekazywanych danych zależy od funkcji danego narzędzia, roli odbiorcy oraz ustawień zgody użytkownika.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług mogą przetwarzać dane poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku dokładamy starań, aby przekazanie odbywało się zgodnie z prawem, w oparciu o odpowiednie mechanizmy legalizujące, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne instrumenty dopuszczone przez RODO.

8. Okres przechowywania danych

• dane kontaktowe i handlowe przechowujemy przez czas obsługi zapytania i dalszej relacji biznesowej;
• dane w CRM możemy przechowywać przez okres niezbędny do prowadzenia działań sprzedażowych oraz przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania lub utraty przydatności celu;
• dane statystyczne i cookies przechowujemy przez okres właściwy dla danego narzędzia lub do czasu usunięcia cookies przez użytkownika;
• dane wymagane przez przepisy prawa przechowujemy przez okres wskazany w tych przepisach.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo do:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli podstawą jest zgoda lub umowa;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli użytkownik uzna, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

10. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia prezentacji, przesłania materiałów, przygotowania oferty lub skorzystania z wybranych funkcji serwisu.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Możemy natomiast korzystać z narzędzi analitycznych lub marketingowych wspierających ocenę skuteczności kampanii, segmentację odbiorców lub pomiar konwersji.

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu działania serwisu albo wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.